Положение о порядке обработки и защиты персональных данных в ООО «Байер ВР»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение, разработанное в соответствии с Конституцией Республики Беларусь, Трудовым кодексом Республики Беларусь, Гражданским кодексом Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З “О защите персональных данных” (далее - Закон о защите персональных данных), Указом Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 N 422 “О мерах по совершенствованию защиты персональных данных”, Законом Республики Беларусь от 10.11.2008 N 455-З “Об информации, информатизации и защите информации”, иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь и локальными правовыми актами ООО “Байер ВР”, определяет цели, принципы, условия и правила обработки персональных данных в ООО “Байер ВР”, меры по обеспечению режима их защиты, права и обязанности субъектов персональных данных, а также права, обязанности и ответственность лиц, осуществляющих обработку персональных данных.

1.2. ООО “Байер ВР” является оператором, самостоятельно или совместно с другими лицами организующим и (или) осуществляющим обработку персональных данных работников и других субъектов персональных данных в целях:

обеспечения соблюдения законодательства Республики Беларусь;
обеспечения выполнения трудовых договоров (контрактов) с работниками;
содействия работникам в обучении и продвижении по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества ООО “Байер ВР”;
обеспечения транспортной безопасности;
обеспечения пропуска субъектов персональных данных на объекты ООО “Байер ВР”;
выполнения социальных обязательств, а также в других целях, предусмотренных уставом и локальными правовыми актами ООО “Байер ВР”.

1.3. Действие настоящего Положения не распространяется на отношения, касающиеся случаев обработки персональных данных:

физическими лицами в процессе исключительно личного, семейного, домашнего и иного подобного их использования, не связанного с профессиональной или предпринимательской деятельностью;
отнесенных в установленном порядке к государственным секретам.

1.4. Руководители структурных подразделений ООО “Байер ВР” несут персональную ответственность за обработку персональных данных, выполнение работниками требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ООО “Байер ВР” в области обработки персональных данных.

1.5. В настоящем Положении используются понятия согласно Закону о защите персональных данных.

1.6. При приеме на работу работник должен быть ознакомлен с настоящим Положением под подпись до подписания трудового договора (контракта).

1.7. Настоящее Положение о правах и обязанностях работников в области обработки и защиты персональных данных, а также иная информация по обработке и защите персональных данных в Республике Беларусь размещены в свободном доступе для сотрудников ООО «Байер ВР» по ссылке V:\LLC\REGULATIONS LIBRARY\LLC Bayer WR\Human Resources\.

1.8. Работники ООО “Байер ВР” оформляют документы, необходимые для обработки персональных данных, по формам согласно приложению 3 к настоящему Положению.

1.9. Первичная профсоюзная организация, действующая в ООО “Байер ВР”, самостоятельно определяет порядок обработки персональных данных и обеспечивает защиту персональных данных, предоставляемых работниками, которые являются членами профсоюза, и считается оператором таких персональных данных. ООО “Байер ВР” оказывает первичной профсоюзной организации необходимую помощь по защите персональных данных. Порядок обработки и защиты персональных данных членов профсоюза определяет соответствующее положение, утверждаемое профсоюзным комитетом.

2. Основные понятия

2.1. В настоящем Положении используются следующие основные понятия и термины:

a) Организация или Оператор - Общество с ограниченной ответственностью "Байер ВР»", расположенное по адресу: 220089, Республика Беларусь, г. Минск, пр. Дзержинского 57, 14 этаж, офис 57;

б) персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;

в) субъект персональных данных - физическое лицо, к которому относятся обрабатываемые Организацией персональные данные, в том числе физическое лицо, не являющееся работником Организации, к которому относятся обрабатываемые Организацией персональные данные;

г) обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных;

д) обработка персональных данных с использованием средств автоматизации - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники, при этом такая обработка не может быть признана осуществляемой исключительно с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее;

е) обработка персональных данных без использования средств автоматизации - действия с персональными данными, такие как использование, уточнение, распространение, уничтожение, осуществляемые при непосредственном участии человека, если при этом обеспечивается поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.);

ж) распространение персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц;

з) предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенного лица или круга лиц;

и) блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления;

к) удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

л) обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

м) трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства;

н) физическое лицо, которое может быть идентифицировано - физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности, через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности.

3. Состав и категории персональных данных, обрабатываемых в ООО «Байер ВР»

3.1. Состав персональных данных, обрабатываемых в ООО “Байер ВР” в отношении работников:

фамилия, собственное имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества в случае их изменения);
число, месяц, год рождения;
место рождения;
сведения о гражданстве (подданстве), в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства;
вид, серия, номер, код документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование (код) органа, выдавшего его;
адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;
номера рабочих, домашних (стационарных) и мобильных телефонов или сведения о других способах связи;
реквизиты свидетельства социального страхования;
реквизиты свидетельства о браке;
сведения о семейном положении, составе семьи и близких родственниках, обрабатываемые в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
сведения о трудовой деятельности;
сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
сведения об образовании (когда и в каких образовательных, научных и иных учреждениях и организациях получил образование (прошел обучение), номера документов об образовании (обучении), специальность по документу об образовании, квалификация);
сведения об ученой степени;
сведения о владении иностранными языками, включая уровень владения;
фотография работника;
сведения, содержащиеся в трудовом договоре (контракте), дополнительных соглашениях к трудовому договору (контракту), в приложениях к ним;
сведения о наличии или отсутствии судимости - только кандидатов для приема на работу (соискателей) - в случаях, определенных законодательством;
сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;
сведения о переподготовке и (или) повышении квалификации;
результаты медицинского обследования (осмотра) работника на предмет годности к выполнению трудовых обязанностей;
сведения о трудовых и социальных отпусках;
сведения о заработной плате, реквизиты банковского счета для перечисления заработной платы и социальных выплат;
другие персональные данные (Приложение №1 - Реестр обработки персональных данных), необходимые для обеспечения реализации целей обработки, указанных в пункте 5.1 настоящего Положения.

3.2. Категории персональных данных, обрабатываемых в ООО “Байер ВР”:

3.2.1. персональные данные, включенные с письменного согласия субъекта персональных данных в общедоступные источники персональных данных (корпоративные справочники, адресные книги):

фамилия, собственное имя, отчество;
место работы;
занимаемая должность служащего (профессия рабочего);
номера стационарных и мобильных рабочих телефонов;
адреса корпоративной электронной почты;
фотография работника;

3.2.3. специальные персональные данные, касающиеся состояния здоровья работников (обрабатываются в соответствии с требованиями Закона о защите персональных данных и Закона Республики Беларусь от 18.06.1993 N 3435-XII “О здравоохранении”);

3.2.4. иные специальные персональные данные, в том числе биометрические персональные данные (обрабатываются в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь).

3.3. Документы, содержащие персональные данные такие как:

анкета, автобиография, которые заполняются при приеме на работу (согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 36.03.3004 N 3);
копия документа, удостоверяющего личность;
личная карточка работника;
трудовая книжка или ее копия;
копии свидетельств о заключении брака, рождении детей;
документы воинского учета;
справки о доходах с предыдущего места работы;
копии документов об образовании (обучении);
копии документов обязательного социального страхования;
трудовой договор (контракт);
подлинники и копии приказов по личному составу;
материалы по повышению квалификации и переподготовке, аттестации, служебным расследованиям;
копии отчетов, направляемые в органы статистики;
другие документы, содержащие персональные данные.

4. Категории субъектов персональных данных

4.1. Организация обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:

родственников работников;
кандидатов на рабочие места;
работников и иных представителей Организации;
работников и иных представителей контрагентов - юридических лиц;
контрагентов - физических лиц;
граждане, подавшие (подающие) обращения;
граждане, обратившиеся (обращающиеся) за осуществлением административной процедуры;
пользователи интернет-сайта (мобильного приложения) оператора и иные конкретные категории субъектов персональных данных.
иных субъектов, взаимодействие которых с Оператором создает необходимость обработки персональных данных.

5. Цели обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в следующих целях:

осуществление и выполнение функций, полномочий и обязанностей, возложенных на Организацию законодательством Республики Беларусь и международными договорами Республики Беларусь;
предоставление родственникам работников льгот и компенсаций;
выявление конфликта интересов;
рассмотрение возможности трудоустройства кандидатов;
ведение кадрового резерва;
проверка кандидатов (в том числе их квалификации и опыта работы);
организация и сопровождение деловых поездок;
проведение мероприятий и обеспечение участия в них субъектов персональных данных;
обеспечение безопасности, сохранение материальных ценностей и предотвращение правонарушений;
выпуск доверенностей и иных уполномочивающих документов;
ведение переговоров, заключение и исполнение договоров;
проверка контрагента;
реклама и продвижение продукции, в том числе представление информации о продукции Организации;
обработка обращений с претензиями и информацией по безопасности товаров;
обработка обращений о негативных явлениях и побочных эффектах;
исполнение обязанности налогового агента;
иные цели, направленные на обеспечение соблюдения трудовых договоров, законов и иных нормативных правовых актов, а также цели обработки, учтенные в Приложении №1 (Реестр обработки персональных данных).

5.2. Персональные данные обрабатываются исключительно для достижения одной или нескольких указанных законных целей. Если персональные данные были собраны и обрабатываются для достижения определенной цели, для использования этих данных в других целях необходимо поставить в известность об этом субъекта персональных данных и в случае необходимости получить новое согласие на обработку.

5.3. Обработка персональных данных может осуществляться в иных целях, если это необходимо в связи с обеспечением соблюдения законодательства.

6. Меры по обеспечению защиты персональных данных

6.1. ООО “Байер ВР” обеспечивает защиту персональных данных при их обработке в соответствии с законодательством и локальными правовыми актами ООО “Байер ВР” на основании принимаемых им правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий.

6.2. Защита персональных данных обеспечивает предотвращение нарушения конфиденциальности, целостности и доступности персональных данных при их обработке.

6.3. ООО “Байер ВР” собирает и обрабатывает персональные данные в порядке и в целях, предусмотренных законодательством и настоящим Положением.

6.4. ООО “Байер ВР” не использует персональные данные для контроля поведения их субъекта, в целях дискриминации, причинения морального или материального ущерба, затруднения в реализации прав и свобод.

6.5. При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта, ООО “Байер ВР” не основывается на данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки.

6.6. Субъект персональных данных не может отказаться от своих прав на защиту личной и семейной тайны.

6.7. ООО “Байер ВР” защищает персональные данные работников в целях:

предотвращения утечки, хищения, утраты, искажения, подделки и иных неправомерных действий с персональными данными;
защиты конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных;
обеспечения прав субъектов в области персональных данных;
обеспечения сохранности имущества ООО “Байер ВР” и его работников.

6.8. ООО “Байер ВР” для защиты персональных данных:

обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Республики Беларусь с использованием баз данных, находящихся на территории Республики Беларусь, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
разрабатывает и утверждает локальные правовые акты о защите персональных данных;
определяет и закрепляет перечень персональных данных;
ограничивает доступ к информации, составляющей персональные данные, закрепляет порядок обращения с этой информацией, особые условия хранения материальных носителей и информации в электронном виде;
ведет учет лиц, получивших доступ к персональным данным, или лиц, которым предоставлена или передана такая информация;
заключает с лицами, получившими доступ к персональным данным, обязательства о соблюдении порядка обработки персональных данных. Включает условия о правах, обязанности и ответственности в области обработки и защиты персональных данных в трудовые и гражданско-правовые договоры, заключенные с этими лицами;
наносит грифы конфиденциальности на документы, содержащие информацию, составляющую персональные данные;
обучает работников, получивших доступ к персональным данным, правилам обработки и методам защиты персональных данных с учетом Указа Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 N 622 “О мерах по совершенствованию защиты персональных данных”. Периодически проверяет знания норм и требований в области защиты персональных данных;
организует и ведет конфиденциальное делопроизводство;
применяет средства и методы технической защиты конфиденциальности информации: устанавливает замки, решетки, механические, электромеханические и электронные устройства охраны.

6.9. Лица, имеющие доступ к персональным данным и ответственные за их обработку, должны принимать меры по защите персональных данных от нецелевого незаконного использования.

Перечень лиц, получающих доступ к персональным данным и осуществляющих их обработку, утверждается приказом генерального директора. Указанные работники получают доступ к персональным данным только после прохождения процедуры допуска.

6.10. Допуск к конфиденциальным персональным данным включает:

ознакомление работника с законодательством о защите персональных данных, об ответственности за его нарушение, а также с локальными правовыми актами ООО “Байер ВР” в области обработки и защиты персональных данных;
принятие работником обязанности соблюдать режим конфиденциальности персональных данных, к которым он получает доступ. Оформление обязательства о соблюдении порядка обработки персональных данных;
принятие работником обязанностей по неразглашению сведений конфиденциального характера после прекращения трудовых отношений;
обучение методам и формам защиты конфиденциальной информации, принятым в ООО “Байер ВР”;
обязательство не использовать сведения конфиденциального характера в деятельности, не связанной с деятельностью ООО “Байер ВР”.

С лицами, получающими доступ к персональным данным и осуществляющими обработку персональных данных, заключаются трудовые договоры (контракты) или дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам) с условием об обеспечении конфиденциальности персональных данных (обязательство по соблюдению установленного порядка обработки персональных данных).

6.11. Все документы, содержащие персональные данные, хранятся с соблюдением режима конфиденциальности. К ним имеют доступ только те лица, которые допущены к таким сведениям в силу исполнения ими своих должностных (функциональных) обязанностей. Конфиденциальное делопроизводство исключает ознакомление с конфиденциальной информацией иных лиц, не имеющих такого доступа.

На конфиденциальных документах:

в левом нижнем углу первого листа экземпляра документа, подшиваемого в дело, указывается количество экземпляров и место нахождения каждого из них;
на обороте последнего листа документа указываются должностные лица, получающие доступ к документу.

6.12. Работники, ответственные за учет и хранение конфиденциальных документов, назначаются приказом генерального директора. Эти же работники регистрируют указанные документы.

6.13. При работе с документами, содержащими персональные данные, запрещается:

знакомить с ними неуполномоченных лиц;
использовать информацию из этих документов в открытых сообщениях, докладах, переписке, рекламе;
предоставлять свой компьютер для работы другим работникам;
оставлять документы на рабочем месте;
оставлять включенный компьютер без присмотра.

6.14. Меры защиты персональных данных при их автоматизированной обработке устанавливаются в соответствии со специальными требованиями к технической защите информации, определенными Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь и Национальным центром защиты персональных данных Республики Беларусь, а также в соответствии с локальными правовыми актами ООО “Байер ВР” в области обеспечения информационной безопасности.

6.15. При автоматизированной обработке персональных данных для каждой информационной системы организационные и (или) технические меры определяются с учетом уровней защищенности персональных данных, актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационной системе ООО “Байер ВР”.

6.16. ООО “Байер ВР” хранит персональные данные в рамках конфиденциального делопроизводства в порядке, исключающем их утрату или неправомерное использование.

Все персональные данные хранятся в недоступном для неуполномоченных лиц месте - в сейфах или иных закрывающихся на замок шкафах.

6.17. При достижении целей обработки ООО “Байер ВР” уничтожает персональные данные. Исключения:

персональные данные должны храниться длительное время в силу требований локальных нормативно-правовых актов;
кандидат на вакантную должность желает остаться в кадровом резерве.

7. Правила обработки персональных данных

7.1. Общие правила.

7.1.1. Обработка персональных данных осуществляется путем смешанной (как с использованием средств автоматизации, так и без использования средств автоматизации) обработки, в том числе с использованием внутренней сети и сети Интернет.

7.1.2. В случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, основным условием обработки персональных данных является получение согласия соответствующего субъекта персональных данных, в том числе в письменной форме.

7.1.3. Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя:

а) фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

б) дату рождения;

в) идентификационный номер, а в случае отсутствия такого номера - номер документа, удостоверяющего его личность;

г) подпись субъекта персональных данных. Если цели обработки персональных данных не требуют обработки информации, эта информация не подлежит обработке Оператором при получении согласия субъекта персональных данных.

7.1.4. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением специальных персональных данных, не требуется в следующих случаях:

для целей ведения административного и (или) уголовного процесса, осуществления оперативно-розыскной деятельности;
для осуществления правосудия, исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов;
в целях осуществления контроля (надзора) в соответствии с законодательными актами;
при реализации норм законодательства в области национальной безопасности, борьбы с коррупцией, предотвращения легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения;
при реализации норм законодательства о выборах, референдуме, об отзыве депутата Палаты представителей, члена Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, депутата местного Совета депутатов;
для ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного социального страхования, в том числе профессионального пенсионного страхования;
при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;
для осуществления нотариальной деятельности;
при рассмотрении вопросов, связанных с гражданством Республики Беларусь, предоставлением статуса беженца, дополнительной защиты, убежища и временной защиты в Республике Беларусь;
в целях назначения и выплаты пенсий, пособий;
для организации и проведения государственных статистических наблюдений, формирования официальной статистической информации;
в научных или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных;
при получении персональных данных Оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;
при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном Оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;
для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;
в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами;
в случаях, когда Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных.

7.1.5. Обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных запрещается, за исключением следующих случаев:

если специальные персональные данные сделаны общедоступными персональными данными самим субъектом персональных данных;
при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;
при обработке общественными объединениями, политическими партиями, профессиональными союзами, религиозными организациями персональных данных их учредителей (членов) для достижения уставных целей при условии, что эти данные не подлежат распространению без согласия субъекта персональных данных;
в целях организации оказания медицинской помощи при условии, что такие персональные данные обрабатываются медицинским, фармацевтическим или иным работником здравоохранения, на которого возложены обязанности по обеспечению защиты персональных данных и в соответствии с законодательством распространяется обязанность сохранять врачебную тайну;
для осуществления правосудия, исполнения судебных постановлений и иных исполнительных документов, совершения исполнительной надписи, оформления наследственных прав;
для целей ведения административного и (или) уголовного процесса, осуществления оперативно-розыскной деятельности;
в случаях, предусмотренных уголовно-исполнительным законодательством, законодательством в области национальной безопасности, обороны, борьбы с коррупцией, борьбы с терроризмом и противодействии экстремизму, предотвращения легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения, законодательством о Государственной границе Республики Беларусь, гражданстве, порядке выезда из Республики Беларусь и въезда в Республику Беларусь, статусе беженца, дополнительной защите, убежище и временной защите в Республике Беларусь;
в целях обеспечения функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений;
в целях ведения криминалистических учетов;
для организации и проведения государственных статистических наблюдений, формирования официальной статистической информации;
для осуществления административных процедур;
для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
в случаях, когда обработка специальных персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами;
в случаях, когда Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных. Обработка специальных персональных данных допускается лишь при условии принятия комплекса мер, направленных на предупреждение рисков, которые могут возникнуть при обработке таких персональных данных для прав и свобод субъектов персональных данных.

7.2. Сбор персональных данных.

7.2.1. Источником информации обо всех персональных данных является непосредственно субъект персональных данных.

7.2.2. Если иное не установлено Законом о защите персональных данных, Организация вправе получать персональные данные субъекта персональных данных от третьих лиц только при уведомлении об этом субъекта, либо при наличии письменного согласия субъекта на получение его персональных данных от третьих лиц.

7.2.3. Уведомление субъекта персональных данных о получении его персональных данных от третьих лиц должно содержать:

a) наименование Оператора и адрес его местонахождения;

б) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

в) предполагаемые пользователи персональных данных;

г) установленные законом права субъекта персональных данных;

д) источник получения персональных данных.

7.3. Хранение персональных данных.

7.3.1. При хранении персональных данных должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных.

7.3.2. Документы, включающие в себя персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, находятся в специально отведенных для этого местах с ограниченным доступом в условиях, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа. Перечень мест хранения документов определяется Организацией.

7.3.3. Персональные данные, хранящиеся в электронном виде, защищаются от несанкционированного доступа с помощью специальных технических и программных средств защиты. Хранение персональных данных в электронном виде вне применяемых Организацией информационных систем и специально обозначенных Организацией баз данных (внесистемное хранение персональных данных) не допускается.

7.3.4. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, но не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Республики Беларусь или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

7.3.5. Если иное не предусмотрено законодательством, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки, в случае утраты необходимости в достижении этих целей или по истечении сроков их хранения.

7.3.6. Уничтожение или обезличивание персональных данных должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных. При этом в случае необходимости следует сохранять возможность обработки иных данных, зафиксированных на соответствующем материальном носителе (удаление, вымарывание).

7.3.7. При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

7.3.8. При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

7.4. Использование.

7.4.1. Персональные данные обрабатываются и используются для целей, указанных в п. 5.1 Положения.

7.4.2. Доступ к персональным данным предоставляется только тем работникам Организации, служебные обязанности которых предполагают работу с персональными данными, и только на период, необходимый для работы с соответствующими данными. Перечень таких лиц определяется Организацией.

7.4.3. В случае возникновения необходимости предоставить доступ к персональным данным работникам, не входящих в перечень лиц с доступом к персональным данным, им может быть предоставлен временный доступ к ограниченному кругу персональных данных по распоряжению директора общества или иного лица, уполномоченного на это директором общества. Соответствующие работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными правовыми актами Организации в области персональных данных, а также должны подписать обязательство неразглашения персональных данных.

7.4.4. Работники, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, информируются (в том числе путем ознакомления с настоящим Положением) о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных законодательством и настоящим Положением.

7.4.5. Работникам Организации, не указанным в Перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным, обрабатываемым в ООО "Байер ВР" (приложение № 2) доступ к персональным данным запрещается.

7.4.6. При необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных.

7.4.7. Уточнение персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

7.5. Передача.

7.5.1. Передача персональных данных субъектов третьим лицам допускается в минимально необходимых объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.

7.5.2. Передача персональных данных третьим лицам, в том числе в коммерческих целях, допускается только при наличии согласия субъекта либо иного законного основания.

7.5.3. При передаче персональных данных третьим лицам субъект должен быть уведомлен о такой передаче, за исключением случаев, определенных законодательством, в частности, если:

a) субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных Оператором, который получил от Организации соответствующие данные;

б) персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;

в) персональные данные обрабатываются для статистических или иных исследовательских целей, для осуществления профессиональной деятельности журналиста либо научной, литературной или иной творческой деятельности, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных.

7.5.4. Передача информации, содержащей персональные данные, должна осуществляться способом, обеспечивающим защиту от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации.

7.5.5. Трансграничная передача персональных данных запрещается, если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда:

дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;
персональные данные получены на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;
персональные данные могут быть получены любым лицом посредством направления запроса в случаях и порядке, предусмотренных законодательством;
такая передача необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения международных договоров Республики Беларусь;
такая передача осуществляется органом финансового мониторинга в целях принятия мер по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения в соответствии с законодательством;
получено соответствующее разрешение уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

7.5.6. Лица, получающие персональные данные, должны предупреждаться о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и с соблюдением режима конфиденциальности. Организация вправе требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено.

7.5.7. В случаях, когда государственные органы имеют право запросить персональные данные или персональные данные должны быть предоставлены в силу законодательства, а также в соответствии с запросом суда, соответствующая информация может быть им предоставлена в порядке, предусмотренном действующим законодательством Республики Беларусь.

7.5.8. Все поступающие запросы должны передаваться лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных в Организации, для предварительного рассмотрения и согласования.

7.6. Поручение обработки.

7.6.1. Организация вправе поручить обработку персональных данных уполномоченному лицу.

7.6.2. В договоре между Оператором и уполномоченным лицом, акте законодательства либо решении государственного органа должны быть определены:

цели обработки персональных данных;
перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом;
обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных;
меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст. 17 Закона о защите персональных данных.

7.6.3. Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению Оператора необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает Оператор.

7.6.4. В случае если Оператор поручает обработку персональных данных уполномоченному лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Оператор. Уполномоченное лицо несет ответственность перед Оператором.

7.7. Защита.

7.7.1. Под защитой персональных данных понимается ряд правовых, организационных и технических мер, направленных на:

a) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

б) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

в) реализацию права на доступ к информации.

7.7.2. Для защиты персональных данных Организация принимает необходимые предусмотренные законом меры (включая, но не ограничиваясь):

a) ограничивает и регламентирует состав работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные (в том числе путем использования паролей доступа к электронным информационным ресурсам);

б) обеспечивает условия для хранения документов, содержащих персональные данные, в ограниченном доступе;

в) организует порядок уничтожения информации, содержащей персональные данные, если законодательством не установлены требования по хранению соответствующих данных;

г) контролирует соблюдение требований по обеспечению безопасности персональных данных, в том числе установленных настоящим Положением (путем проведения внутренних проверок, установления специальных средств мониторинга и др.);

д) проводит расследование случаев несанкционированного доступа или разглашения персональных данных с привлечением виновных работников к ответственности, принятием иных мер;

е) внедряет программные и технические средства защиты информации в электронном виде;

ж) обеспечивает возможность восстановления персональных данных модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

7.7.3. Для защиты персональных данных при их обработке в информационных системах Организация проводит необходимые предусмотренные законом мероприятия (включая, но не ограничиваясь):

a) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке;

б) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных;

в) учет машинных носителей персональных данных;

г) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер;

д) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

е) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.

7.7.4. В Организации назначаются лица, ответственные за организацию обработки персональных данных.

7.7.5. В Организации принимаются иные меры, направленные на обеспечение выполнения Организацией обязанностей в сфере персональных данных, предусмотренных действующим законодательством Республики Беларусь.

8. Права и обязанности субъектов персональных данных

8.1. Субъекты персональных данных имеют право:

на полную информацию о своих персональных данных, обрабатываемых подразделениями ООО “Байер ВР”;
доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
уточнение своих персональных данных, их блокирование или удаление в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
дополнение своих персональных данных оценочного характера заявлением, выражающим собственную точку зрения;
извещение всех лиц, которым ранее были сообщены их неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исправлениях или дополнениях;
отзыв согласия на обработку своих персональных данных;
обжалование в соответствии с законодательством действий ООО “Байер ВР” при обработке персональных данных или его бездействия;
осуществление иных прав, предусмотренных законодательством.

8.2. Субъекты персональных данных обязаны:

сообщать в отдел кадров о происшедших изменениях в анкетных данных не позднее двух недель с момента их изменения;
проходить обучение и проверку знаний в области обработки и защиты персональных данных;
соблюдать настоящее Положение;
сохранять конфиденциальность полученных персональных данных.

9. Права и обязанности ООО «Байер ВР»

9.1. ООО “Байер ВР” обязано принимать следующие необходимые и достаточные меры для выполнения обязанностей оператора, предусмотренных законодательством:

назначать структурное подразделение или лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
издавать документы, определяющие политику ООО “Байер ВР” в отношении обработки персональных данных, а также иные локальные правовые акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства и устранение последствий таких нарушений;
применять правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных субъектов персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, удаления, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий;
разъяснять субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные, если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с законодательством;
блокировать неправомерно обрабатываемые персональные данные, прекращать обработку персональных данных в соответствии с законодательством;
уведомлять субъектов персональных данных об устранении допущенных нарушений при обработке их персональных данных;
предоставлять субъектам персональных данных по их просьбе или их представителям информацию, касающуюся обработки их персональных данных, в порядке, установленном законодательством и локальными правовыми актами ООО “Байер ВР”;
осуществлять внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных законодательству о персональных данных, требованиям к защите персональных данных, политике оператора в отношении обработки персональных данных, локальным правовым актам оператора.

9.2. ООО “Байер ВР” имеет право:

получать достоверные персональные данные от субъекта персональных данных;
привлекать к дисциплинарной, материальной и иной ответственности лиц, нарушивших правила обработки и получения персональных данных.

10. Ответственность за нарушения норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

10.1 Лица, виновные в нарушении законодательства и локальных правовых актов ООО “Байер ВР” в области обработки и защиты персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

10.2 Моральный вред, причиненный субъектам персональных данных вследствие нарушения их прав, правил обработки персональных данных, а также требований к защите персональных данных, установленных законодательством и локальными правовыми актами ООО “Байер ВР” в области обработки и защиты персональных данных, подлежит возмещению в соответствии с законодательством.

Положение О порядке обработки и защиты персональных данных в ООО «Байер ВР»